MANAJEMEN PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI

Oleh: Drs. Akral. MM

(Kabag Telematika Biro Humas SetdaProv. Sumbar)

Semenjak diberlakukan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP), masyarakat semakin menginginkan mendapatkan informasi tersebut. Penerapan UU KIP ini memiliki konsekwensi bahwa setiap Badan Publik harus memberikan informasi kepada publik (masyarakat. UU KIP mengatur informasi yang wajib disediakan dan diumumkan kepada publik/masyarakat, mencakup informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara serta merta, dan informasi yang tersedia setiap saat.Disamping itu tentu adapula informasi yang dikecualikan sebagaimana yang tercantum pada Pasal 17 UU KIP ini.

Sehubungan dengan hal diatas sudah barang tentu informasi itu harus dikelola dengan baik, terpola dan terstruktur, sehingga terbentuklah dokumentasi informasi yang teratur yang memudahkan pengelola dalam melayani publik yang membutuhkan informasi ini. Informasi yang terdokumentasikan ini perlu dikelola dengan baik. Pengelolaan informasi dan dokumentasi ini biasanya dilaksanakan oleh Pejabat Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi (PPID).

Dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi ada empat kegiatan utama yang harus diperhatikan yaitu: pengumpulan, pengolahan, penyimpanan/dokumentasi dan pelayanan informasi untuk lebih jelasnya penulis akan menguraikan sebagai berikut:

1. A.Pengumpulan Informasi

Pengumpulan informasi merupakan masalah yang sangat penting dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi, dimana informasi ini harus tersedia dalam bentuk fisiknya, (salinan tertulis dan salinan elektronik) dari setiap satuan kerja. Ini sesuai dengan Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Pelayanan Informasi Publik Pasal 7 ayat (2), PPID bertugas mengkoordinasikan pengumpulan seluruh Informasi Publik secara fisik (dalam bentuksalinan elektronik dan salinan tertulis) dari setiap unit/satuan kerja yang meliputi:

1. 1.Informasi yang wajib disaediakan dan diumumkan secara berkala
2. 2.Informasi yang wajib diumumkan secara sertamerta
3. 3.Informasi yang wajib tersedia setiap saat.

Badan Publik juga harus mengetahui hal-hal pokok dalam mengumpulkan informasi dan dokumentasi ini, seperti mengumpulkan informasi yang telah dan sedang dilaksanakan, informasi yang relevan dengan pengambilan kebijakan, Informasi yang bersumber dari pejabat yang memiliki otoritas dan sebagainya. Disamping itu juga harus menjalin hubungan yang baik dan harmonis dengan unit kerja yang memiliki informasi, seperti dikatakan dalam Buku Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Bagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi pada Badan Publik yang diterbitkan oleh Kementerian Komunikasi dan Informasi RI “yang harus diperhatikan dan diketahui Badan Publik dalam mengumpulkan informasi adalah sebagai berikut: 1. Pengumpulan informasi merupakan kegiatan yang telah dilaksanakan(dapat dikaitkan dengan rencana strategis); 2. Informasi harus berkualitas dan relevan dalam pengambilan kebijakan dalam hal ini untuk kebutuhan pengelolaan dan layanan informasi; 3. Informasi yang dikumpulkan bersumber dari pejabat yang memiliki otoritas, dan dari arsip resmi yang tersedia pada badan publik; 4. Arsip resmi yang tersedia terdiri dari arsip statis dan dinamis yang merupakan arsip yang terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi satuan kerja bersangkutan; 5. Tahapan pengumpulan informasi sebagai berikut: (a). Mengenali tugas dan fungsi satuan kerja, dan menjalin kontak dengan unit kerja yang memiliki informasi, (b). Menanyakan kegiatan yang dilaksanakan oleh tiap satuan kerja, (c). Mengumpulkan informasi dan dokumentasi yang dihasilkan, (d). Membuat daftar jenis-jenis informasi dan dokumentasi yang telah dikumpulkan”

1. B.Pengelolaan informasi

       Setelah informasi terkumpul, pekerjaan selanjutnya dalah pengelolaan informasi, dimana informasi harus didata dan diinventarisir dan digolongkan sesuai dengan jenisnya, informasi juga harus dipilah dari sumber mana informasi itu diperoleh, dan perlu juga dilakukan pendataan kembali jenis informasi tersebut sebagaimana Buku Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Bagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pada Badan Publik bahwa “stelah informasi terkumpul, tahap selanjutnya adalah melakukan pengolahan. Proses pengolahan informasi melalui tiga tahap yaitu: 1. Pendataan Informasi adalah proses menginventarisir informasi yang sudah diperoleh sebelum dilakukan pengkategorian atau seleksi informasi, 2. Seleksi informasi adalah memilih/menentukan informasi yang telah dikumpulkan dari setiap unit kerja setiap Badan Publik. Proses penyeleksian informasi dapat dilakukan berdasarkan kategori sumber informasi, jenis atau bentuk kemasan informasi yang dimiliki atau telah dikumpulkan dari satuan kerja. 3. Verifikasi dilakukan dengan cara memeriksa kembali jenis-jenis informasi dan dokumen yang sudah dikumpulkan dan didata yang diperoleh dari satuan kerja pada badan publik.”

Pada tahapan pengolahan informasi juga dilakukan penggolongan atau mengkategorikan informasi publik sebagaimana Buku Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Bagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pada Badan Publik “Dalam tahapan pengolahan informasi dilakukan juga pengkategorian informasi publik berdasarkan subyek informasi sesuai dengan tugas, fungsi dan kegiatan setiap satuan kerja. Kategori informasi yang berifat publik meliputi”

1. 1.Informasi Publik yang wajib disaediakan dan diumumkan secara berkala, meliputi:
   1. a.Informasi yang berkaitan dengan badan publik, yaitru informasi yang menyangkut keberadaan, kepengurusan, maksud dan tujuan, ruang lingkup kegiatan, dan informasi lainnya yang merupakan informasi publik yang sesuai dengan perundang-undangan.
   2. b.Informasi mengenai kegiatan dan kinerja badan publik terkait, meliputi kondisi badan publik yang bersangkutan yang meliputi hasil dan prestasi yang dicapai serta kemampuan kerjanya:
   3. c.Informasi mengenai laporan keuangan, dan atau
   4. d.Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.
   5. e.Informasi yang lebih detail atas permintaan pemohon.
   6. 2.Informasi publik yang wajib diumumkan secara serta merta, yaitu informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum, meliputi anatara lain:
      1. a.Informasi tentang bencana alam seperti kekeringan, kebakaran hutan, karena faktor alam, hama penyakit tanaman, epedemik, wabah, kejadian luar biasa, kejadian antariksa atau benda-benda angkasa.
      2. b.Informasi tentang keadaan bencana non alam seperti kegagalan industri atau teknologi, dampak industri,, ledakan nuklir, pencemaran lingkungan dan kegiatan keantariksaan.
      3. c.Bencana sosial seperti kerusuhan sosial, konflik sosial antar kelompok atau antar komunitas masyarakat dan teror, yang bisa menyebabkan kekacauan.
      4. d.Informasi tentang jenis, persebaran dan daerah yang menjadi sumber penyakit yang berpotensi menular.
      5. e.Informasi tentang racun pada bahan makanan yang dikonsumsi oleh masyarakat, dan/atau
      6. f.Informasi tentang rencana gangguan terhadap utilitas publik.

1. 3.Informasi Publik yang wajib tersedia setiap saat pada badan publik sekurang-kurangnya terdiri atas:
   1. a.Daftar Informasi Publik;
   2. b.Informasi tentang peraturan, keputusan dan/atau kebijakan Badan Publik;
   3. c.Saluran informasi lengkap yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
   4. d.Informasi tentang organisasi, administrasi, kepegawaian dan keuangan;
   5. e.Surat-surat perjanjian dengan pihak ketiga berikut dokumen pendukungnya;
   6. f.Surat menyurat pimpinan atau pejabat Badan Publik dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsinya
   7. g.Syarat-syarat perizinan, izin yang diterbitkan dan/atau dikeluarkan berikut dokumen pendukungnya, dan laporan penataan izin yang diberikan; Data perbendaharaan atau inventaris; rencana strategis dan rencana kerja Badan Publik, agenda kerja pimpinan dan satuan kerja,
   8. h.Informasi mengenai kegiatan pelayanan Informasi Publik yang dilaksanakan, sarana dan prasarana layanan Informasi Publik yang dimiliki beserta kondisinya, sumber daya manusia yang menangani layanan Informasi Publik beserta kualifikasinya, anggaran layanan Informasi Publik beserta kualifikasinya serta laporan penggunaannya.
   9. i.Jumlah jenis dan gambaran umum pelanggaran yang ditemukan dalam pengawasan internal dan laporan dari masyarakat serta laporan penindakannya.
   10. j.Daftar hasil penelitian yang dilakukan dan Informasi Publik lain yang telah dinyatakan terbuka bagi masyarakat berdasarkan mekanisme keberatan dan/atau penyelesaian sengketa.
   11. k.Informasi tentang standar pengumuman informasi bagi Badan Publik yang memberikan izin dan/atau melakukan perjanjian kerja dengan pihak lain yang kegiatannya berpotensi mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum.
   12. l.Informasi dan kebijakan yang disampaikan pejabat publik dalam pertemuan yang terbuka untuk umum.
2. C.Penyimpanan/Pendokumentasian Informasi

Penyimpanan atau pendokumentasian informasi merupakan kegiatan yang sangat tidak dapat dipisahkan dalam pengelolaan Informasi, dimana pada tahap ini merupakan kegiatan pencatatan dan penyimpanan daripada semua data dan informasi yang diperoleh dari satuan kerja, dengan demikan informasi akan teratur dan memudahkan pula untuk pengelolaannya, sebagaimana dikatakan dalam Buku Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Bagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pada Badan Publik bahwa penyimpanan atau pendokumentasian informasi merupakan kegiatan penyimpanan data informasi, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh satuan kerja dilingkungan Badan Publik. Pendokumentasian informasi dimaksudkan untuk mengatur dan mengelola informasi publik guna memudahkan PPID dalam melayani permintaan informasi. Tahapan dalam penyimpanan/pendokumentasian informasi meliputi:

1. a.Dekripsi ringkasan informasi, Setiap Badan Publik membuat ringkasan untuk masing-masing jenis informasi sesuai dengan Daftar Informasi Publik yang telah ditetapkan.
2. b.Otensikasi Informasi, Dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi informasi oleh setiap Badan Publik.
3. c.Pemberian kode informasi, dilakukan untuk mempermudah pencarian informasi yang dibutuhkan melalui metode pengkodean yang ditentukan oleh masing-masing Badan Publik. Pengkodean informasi meliputi: 91). Kode klasifikasi disusun dan ditentukan dengan menggunakan kombinasi huruf dan angka. (2). Kode huruf digunakan untuk memberi tanda pengenal kelompok tersier atau kegiatan.
4. d.Penataan dan penyimpanan informasi, dilakukan agar dokumentasi dan informasi lebih sistematis dan mudah dalam pencarian, sebaiknya dibuat dalam softcopy dan hardcopy.
5. e.Pengemasan ulang, pengemasan ulang bentuk data informasi publik menjadi data digital. Hal ini dilakukan dengan cara merubah informasi publik menjadi data digital untukmengefisiensikan daya tampung penyimpanan.

1. D.Penyimpanan Informasi
   1. 1.Prinsip Layanan Informasi

Untuk memberikan pelayanan yang baik kepada Publik/masyarakat dalam rangka pelayanan informasi harus diperhatikan prinsi-prinsip pelayan Informasi, seperti informasi yang diberikan harus dibawah kewenangannya, informasi harus akurat dan tidak direkayasa serta adanya pertimbangan-pertimbangansebagaimana ditegaskan dalam Buku Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Bagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi pada Badan Publik bahwa ”dalam memberikan pelayanan informasi publik, badan publik wajib memenuhi prinsip-prinsippelayanan informasi publik, antara lain:

1. a.Menyediakan dan memberikan informasi publik yang berada dibawah kewenangannya kepada pemohon informasi publik, selain informasi yang dikecualikan.
2. b.Menyediakan informasi publik yang akurat, benar dan tidak direkayasa.
3. c.Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi secara efisien dan efektif sehingga informasi publik dapat diakses dengan mudah, baik secara pasif (dapat langsung diakses melalui website) maupun aktif (meminta informasi langsung ke badan publik).
4. d.Membuat pertimbangan secara tertulis dalam setiap kebijakan yang diambil dalam memenuhi hak setiap orang atas informasi publik.
5. e.Pertimbangan tertulis juga dilakukan pada saat mendokumentasikan, mengklasifikasi informasi, memberi informasi yang diminta publik, dan menolak permintaan informasi.
6. f.Pertimbangan tertulis setiap kebijakan yang diambil berdasarkan pada aspek politik, ekonomi, sosial, budaya, pertahanan dan/atau keamanan negara.

2. Kelembagaan dan Sumber Daya Pelayanan

Pada Badan Publik, lembaga yang memberikan pelayan informasi publik biasanya menyatu dengan lembaga yang sudah ditugasi secara tugas pokok dan fungsinya, seperti di Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Barat adalah pada Biro Humas Setda Prov. Sumbar, sesuai dikatakan dalam Buku Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Bagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pada Badan Publik bahwa “ kelembagaan pelayanan informasi dapat diletakan pada fungsi komunikasi dan informasi Badan Publik yang sebelumnya sudah melakukan pelayanan informasi. Pada SKPD lain tergantung dimana ditugaskan untuk memberikan informasi publik ini. Sumber Daya untuk pelayanan ini amat penting sekali, sebab Sumber Daya Manusia yang dibutuhkan harus mempunyai kompetensi yang handal dalam bidangnya dan menguasai tentang Informasi Publik yang dibutuhkan, sebagaimana Buku Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Pagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pada Badan Publik“untuk melakukan pelayanan Informasi Publik, Sumber Daya Manusia yang diperlukan mencakup petugas informasi yang memiliki kompetensi untuk, mengumumkan secara aktif Informasi Publik secara berkala dan serta merta. Melayani pemohon informasi jika pemohon memerlukan informasi, memiliki pengetahuan bidang hukum dan mempunyai kemampuan dalam mengarsipkan serta menguasai teknologi informasi dan komunikasi”.

Dalam memberikan pelayan informasi juga dibutuhkan perlengkapan yang memadai, seperti ruangan yang cukup representatif, katalok daftar informasi yang baik, meja informasi untuk melayani pemohon informasi, peralatan pengadministrasian pemohon (formulir, buku agenda dan lain sebagainya), komputer (layanan internet), telephone/Fax, ATK dan lai-lainnya.

1. Mekanisme Pelayanan Informasi

Pengelolaan Informasi Publik harus aktif menyediakan informasi, Badan Publik juga harus menyiapkan layanan permohonan informasi dan petugas meja informasi untuk melayani pemohon informasi, Adapun mekanisme pelayanan atas permintaan Informasi Publik tersebut antara lain adalah:

1. a.Secara tertulis, pemohon mengajukan secara tertulis tentang informasi yang dibutuhkan dan pelayan menerima dan mengagendakan permohonan, mengisi formulir dengan mencantumkan identitas, kegunaan informasi yang diminta.
2. b.Secara tidak tertulis, cukup meminta secara lisan saja tentang informasi yang dibutuhkan, dengan mengisi formulir sebagai tanda kunjungan.
3. c.Menjawab dengan tertulis, informasi yang diperlukan pemohon boleh dijawab dengan tertulis oleh pemberi informasi selam 10 hari kerja, dan dapat diperpanjang 7 hari kerja apabila belum ditemukan informasinya, dan apabila informasi sudah ditemukan dapat diberikan dalam bentuk copian dan softcopy.
4. d.Apabila informasi yang dibutuhkan ditolak oleh pengelola, pemohon informasi dapat mengajukan keberatan kepada pengelola informasi selama 30 hari kerja, apabila batas waktu yang ditentukan masih belum diperoleh informasinya, dan pemohon tidak puas maka dapat dilanjutkan ke Komisi Informasi Pusat.
5. e.Pendokumentasian permintaan informasi publik dan pelaporan pelayanan permintaan Informasi Publik baik melalui media elektronik maupun non elektronik, tertulis maupun tidak tertulis wajib didokumentasikan.

1. E.Penutup

Pengelolaan informasi publik sekarang ini harus mendapatkan perhatian yang sangat serius dari kalangan birokrasi pemerintah dan lembaga publik lainnya. Karena hal ini seiring dengan implementasi UndangUndang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP), sebagai konsekwensi logis dari perkembangan informasi dan teknologi serta proses yang sedang dijalani Indonesia sebagai negara demokrasi.

Semua badan publik harus memiliki tanggung jawab demi terciptanya transparan dan membuka informasi seluas-luasnya kepada masyarakat dengan pengecualian hal-hal yang menyangkut keamanan negara, hak pribadi dan yang diatur oleh undang-undang. Informasi yang diberikan merupakan informasi yang dapat berkontribusi sebesar-besarnya bagi kepentingan publik atau masyarakat.

Kepada badan publik diharapkan mampu menunjuk pejabat pengelola informasi dan dokumentasi yang mampu menyediakan layanan informasi kepada publik yang terpercaya, cepat dan mudah serta sesuai dengan kebutuhan publik. Hal ini dalam rangka mengemban misi good governance. Dimana pemerintah perlu melibatkan masyarakat dalam setiap proses pengambilan keputusan untuk menghasilkan kebijakan publik. Keterlibatan masyarakat perlu diakomodasikan dengan cara mempermudah jaminan akses informasi publik dengan cara membuat dan mengembangkan sistem penyediaan layanan informasi secara cepat, mudah dan wajar. Namun demikian, penyediaan informasi publik diharapkan tidak sampai mengganggu prinsip kehati-hatian dalam menjaga kelangsungan kehidupan berbangsa dan bernegara untuk kepentingan masyarakat yang lebih luas.

Untuk memenuhi amanat UU KIP tersebut, para pengambil kebijakan publik perlu memperhatikan faktor kemampuan sumber daya manusia pengelola dan dukungan atau ketersediaan infrastruktur komunikasi dalam pengembangan layanan informasi publik. Hal tersebut merupakan kebutuhan dasar yang harus dipenuhi untuk melaksanakan pelayanan informasi publik dengan optimal. Sementara itu, berkaitan dengan manajemen, hal terpenting yang perlu diperhatikan adalah perumusan rencana pembangunan layanan secara komprehensif, realistis dan terukur. (Create by: Edwin)

---oOo---